Une base de connaissances se distingue d’une base de données. Pour cause, elle centralise des informations sur un domaine ou un sujet bien défini comme la partie commerciale d’une entreprise par exemple.
Une base de connaissances, c’est quoi ?
Relevant de la gestion de connaissances ou du knowledge management, une base de connaissances est une source d’informations véridiques et complètes sur un sujet précis. Elle se différencie ainsi d’une base de données généraliste qui peut rassembler des informations variées. Une base de connaissances peut parler de processus techniques, de champs d’application ou d’autres thèmes. Ses contenus peuvent ainsi être :
- des textes,
- des données statistiques,
- des contenus multimédias, etc.
Comme les moteurs de règles, les bases de connaissances pouvaient être considérées comme relevant de l’Intelligence artificielle dans les années 80 et 90. Pour cause, elles permettaient à l’apprenant et au système d’interagir intelligemment entre eux.
Les raisons de se constituer une base de connaissances
Une base de connaissances est conçue pour rendre facilement accessibles des connaissances. En l’utilisant dans le cadre de son activité, une entreprise la recentre sur les procédures ou les caractéristiques de ses produits. Une base de connaissances peut aussi être utilisée dans le cadre d’un service. Y centrer des données permet à une entreprise de devenir plus autonome. Elle réduit ainsi ses coûts de gestion et la dépendance aux prestations d’assistance. C’est en quelque sorte une bibliothèque de contenu spécialisé. On la compare souvent à une FAQ qui inventorie les principales questions que se posent souvent les salariés, les clients ou les partenaires de l’entreprise sur un domaine déterminé.
Une base de connaissances approfondit ainsi le sujet traité pour devenir une source complète et une référence. Aussi, elle doit pouvoir fournir des réponses simples, claires et explicites à un problème précis.
Conception et mise en place
Quand on met en place ou développe une base de connaissances, il faut le faire suivant des objectifs préétablis. Ceux-ci doivent être fixés avant même son déploiement. En effet, il faut se rappeler que la base de connaissance relève d’une démarche managériale destinée à un public cible. Celui-ci peut être :
- les salariés d’un service spécifique dans une entreprise,
- un internaute,
- un collaborateur,
- un partenaire,
- un client, etc.
Il faut ensuite la rendre accessible et garantir sa sécurité. Il faut aussi l’alimenter régulièrement avec de nouveaux textes, données statistiques et contenus multimédias, ou mettre à jour ceux existants. La base de connaissances est ainsi un serveur d’informations durable et accessible à tous, qui peut être gratuit ou payant. Son contenu peut être consulté en interne ou via un prestataire externe. En effet, une base de connaissances peut être déployée online ou offline, sur un réseau local ou sur le Net. Pour qu’elle soit pertinente, il faut ainsi bien définir :
- les objectifs de sa mise en place,
- la cible à qui elle est destinée,
- le sujet ou le thème traité,
- le contexte dans/pour lequel elle a été conçue : particulier, professionnel, informel, autodidacte,
- le format et la classification de ses textes, données statistiques, contenus multimédias et autres,
- les outils à utiliser pour la mettre à jour.
L’architecture d’un système de base de connaissances
L’architecture d’un système de base de connaissances s’appuie sur un SGBC ou un système de gestion de base de connaissances. Celui-ci se différencie d’un SGBD ou système de gestion de base de données. En effet, les données du SBBC peuvent être retrouvées aussi bien suivant leur position dans la base, mais aussi selon leur contenu sémantique. De ce fait, le SGBC doit assurer la gestion de contenus aussi bien content-retrieved que index-retrieved.
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