Les entreprises doivent toutes utiliser des logiciels dans le cadre de leurs activités. Pourtant, rares sont celles qui procèdent correctement à une comptabilisation de l’utilisation de ces logiciels.
Le traitement comptable d’un logiciel varie selon sa catégorie. En effet, il existe 3 grandes catégories de logiciels, dont les logiciels autonomes. Il y a aussi les logiciels inclus dans un projet de développement global, et les logiciels inséparables du matériel. C’est la raison pour laquelle nous allons voir la manière de comptabiliser l’acquisition ou la conception de ces logiciels, et leur amortissement.
Les logiciels autonomes sont ceux qui ont été achetés ou conçus indépendamment, et fonctionnent sur une période précise. Il en existe 2 types principaux :
On parle des logiciels dédiés à la vente, à la location ou à d’autres formes de commercialisation.
Cela inclut les logiciels commerciaux ou développés et que l’entreprise utilise comme outils d’exploitation. On parle par exemple des logiciels « mères » dont les copies seront commercialisées. Cela peut être aussi des logiciels qui servent à produire des biens ou des services facturés aux clients. Il y a aussi les logiciels achetés ou conçus pour être mis directement sur le marché.
Les logiciels qui servent d’outils d’exploitation doivent être immobilisés, car ils sont prévus à être utilisés sur le long terme. Ils sont donc soumis aux mêmes règles que les logiciels autonomes à usage interne, à deux exceptions près :
Un logiciel commercial ou développé en interne à but commercial doit être inscrit dans les stocks à la clôture de l’exercice. Voici comment il doit être comptabilisé :
Ce sont les logiciels qui sont distincts des logiciels à usage commercial et ne répondent pas à la même définition.
Une fois acquis par l’entreprise, ce type de logiciel doit être inscrit à l’actif immobilisé au bilan, comme immobilisation incorporelle. Il existe cependant une tolérance fiscale pour les logiciels dont la valeur ne dépasse pas 500 euros HT. Ils peuvent d’emblée être enregistrés en charges.
Au cas où ils seraient développés par l’entreprise, ils doivent aussi être inscrits comme immobilisations.
Néanmoins, certains frais doivent être comptabilisés en charges, comme les frais d’étude préalable ou d’analyse fonctionnelle. Pour que l’activation soit possible, plusieurs conditions doivent être remplies :
Le développement de logiciels destinés à une utilisation interne est considéré comme une autolivraison. Sur le plan fiscal, il nécessite une auto-liquidation de la TVA pour éviter une amende de 5 % sur le montant déductible.
Depuis le 21/12/14, l’entreprise n’est plus obligée de déclarer une auto-livraison taxable à la TVA. C’est surtout le cas si elle a pu déduire la totalité de la TVA quand elle a acquis ledit logiciel auprès d’un autre assujetti. Par conséquent, les obligations déclaratives y associées sont retirées. Aussi, il n’est plus nécessaire d’utiliser les comptes 44562 et 44571.
Sur le plan fiscal, les entreprises peuvent amortir les frais d’achat du logiciel sur douze mois, au prorata temporis. Cela veut dire que le mois de l’achat du logiciel est considéré comme un mois entier, quel que soit le jour d’achat. Cette tolérance se traduit par un amortissement fiscal exceptionnel qui doit être enregistré comme un amortissement dérogatoire :
Pour les logiciels développés en interne, la mesure fiscale est encore plus avantageuse. Pour cause, elle offre une déduction immédiate de ces frais immobilisés ou un amortissement total au cours de l’exercice.
Certains développements peuvent être réalisés durant un projet de développement global, sans pour autant être qualifiés de logiciels. C’est le cas des travaux de développement internes importants relatifs à un ERP. Pour cause, ils ne répondent pas aux critères du Code de la Propriété Intellectuel.
Les dépenses engagées lors de l’étape de recherche préparatoire doivent rester en charges. Les frais liés à l’étape de développement peuvent rester en charges ou immobilisés au cas où les conditions seraient respectées. De ce fait, il faut utiliser le compte 203 « Frais de recherche et de développement ».
Pour immobiliser les frais de développement, il faut respecter ces conditions :
Les règles sont les mêmes sur le plan fiscal. Cela veut dire que les entreprises peuvent immobiliser les coûts de développement ou les enlever directement des résultats de l’exercice.
Les logiciels ne pouvant pas être séparés du matériel sur lequel ils sont installés ne sont pas considérés comme des composants distincts. Aussi, ils doivent être intégrés dans les frais de l’immobilisation corporelle concernée comme un ordinateur par exemple.
Leur plan d’amortissement sera ainsi le même que celui de l’immobilisation principale.
Une entreprise acquiert par exemple le 01/01/N un ordinateur de 1 200 euros HT incluant un logiciel. Comme la valeur du logiciel est inconnue, il sera amorti avec l’ordinateur sur 3 ans.
Ainsi, au 31/12/N, N+1 et N+2, elle va constater un amortissement : débit du compte 68112 par le crédit du compte 28183 pour 400 euros.
Quand ils sont immobilisés, les logiciels doivent faire l’objet d’un amortissement. Le plan d’amortissement est le même, aussi bien pour les logiciels achetés que pour ceux développés.
Concrètement :
La durée d’amortissement doit être en accord avec :
À noter que les logiciels achetés durant un exercice ouvert depuis le 01/01/17 ne bénéficient plus de l’amortissement fiscal exceptionnel de douze mois. Ils sont soumis aux règles du droit commun.
Enfin, la date du début des amortissements diffère suivant la provenance du logiciel :
