URSSAF : procédure d’un contrôle

La procédure des contrôles Ursaaf a été réformée par un décret du 12/04/23. Les changements concernent surtout : 

• le délai de prévenance du contrôle, 
• le contrôle des documents dématérialisés, 
• la durée du contrôle dans les Très Petites Entreprises, 
• le contrôle au sein des groupes. 

L’agent de contrôle doit effectivement envoyer à l’entreprise concernée un avis de contrôle avant la date de sa première visite. Autrefois, le délai de prévenance était de 15 jours au moins, mais s’allonge à 30 jours dorénavant. L’envoi de l’avis se fait par n’importe quel moyen, pourvu qu’il permette de prouver sa réception. C’est surtout le cas pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 14/04/23. Doit y figurer la date de la visite de l’agent selon ce Décret 2023-262 du 12 avril 2023 art. 1, 3°-a, JO du 13 ; CSS art. R 243-59, al. 1 et R 243-59-9. Ce nouveau délai de prévenance se trouvait d’ailleurs dans la charte du cotisant contrôlé opposable aux agents de l’Urssaf. Le nouveau décret rend ainsi cohérents l’article R 243-59 du CSS et la charte du cotisant cotisé. Il faut rappeler que l’agent de contrôle n’est pas obligé d’envoyer cet avis s’il s’agit d’un contrôle pour travail dissimulé. Cette exception est précisée dans le CSS art. 243-59, al. 2. 

Un entretien pour présenter les résultats à la fin du contrôle 

Pour les contrôles Ursaaf engagés à partir du 01/05/23, excepté en cas de : 

• contrôle pour travail dissimulé selon C. trav. art. L 8221-1
• obstacle à contrôle suivant CSS art. L 243-12, 

l’agent de contrôle est obligé de proposer à l’entreprise contrôlée ou à son représentant légal un entretien pour lui présenter, s’il le faut, les résultats de la vérification susceptibles de nécessiter une observation ou un redressement (cf : Décret art. 1, 3°-c ; CSS art. R 243-59-1).

Mentions obligatoires de la lettre d’observations en cas de récidive d’une pratique illégale

L’agent de contrôle peut aussi établir un acte d’absence ou de mis en conformité via une lettre d’observations. C’est notamment le cas quand une entreprise contrôlée recommence une pratique qui va à l’encontre de la loi en vigueur. L’agent de contrôle procède ainsi si l’entreprise a déjà fait l’objet d’une remarque ou d’un redressement durant un contrôle antérieur. La lettre d’observations contiendra les éléments qui attestent du manque de mise en conformité. Pour que cela se réalise, la récidive doit avoir eu lieu après la mise en demeure ou la réception de la lettre d’observations. Les contrôles engagés depuis le 14/04/23, selon l’art. 1, 3°-e ; CSS art. R 243-59, III-al. 7, sont les concernés par cette mesure. 

Enquêtes sur support numérique : l’agent de contrôle utilise son matériel professionnel 

Le Conseil d’État a annulé les dispositions de la charte du cotisant contrôlé sur les enquêtes de l’agent de contrôle sur support dématérialisé. Pour cause, celles-ci ne reconnaissent pas la signification et la portée de l’art. R 243-59-1 du CSS (CE 17 février 2023, n°464155). Aussi, le décret a reformulé cet article pour rendre conformes à la réglementation les dispositions de la charte. 

De ce fait, l’agent de contrôle peut faire son travail sur son matériel professionnel par des traitements automatisés. Les contrôles engagés depuis le 14/04/23 sont les plus concernés par cette mesure. C’est surtout le cas quand les documents et les informations dont il a besoin sont disponibles en format numérique. 

La marche à suivre 

Dans ce cas, l’agent de contrôle doit prévenir l’entreprise contrôlée qu’il préfère se servir de son propre matériel professionnel. Après avoir été avisée de cette information par l’agent de contrôle, l’entreprise a quinze jours pour s’y opposer. Si au bout de ce délai, elle n’a toutefois pas donné des raisons précises de ne pas accepeter, l’agent de contrôle peut s’y mettre. Aussi, l’entreprise contrôlée est obligée de fournir à l’agent les copies numériques des papiers, des données et des traitements requis. Ces pièces doivent être disponibles sous forme de fichiers et correspondre aux formats informatiques exigés par l’agent de contrôle. 

Il se peut que durant ce délai 15 jours, l’entreprise contrôlée n’accepte pas que l’agent se serve de son matériel professionnel. Des raisons techniques avérées peuvent aussi empêcher l’agent de contrôle de mettre en œuvre un traitement automatisé sur son matériel professionnel. Aussi, l’entreprise contrôlée est obligée de choisir entre deux options. L’une est d’effectuer elle-même les traitements sur son matériel d’entreprise. Ainsi, elle doit fournir les résultats sous le format et dans le laps de temps mentionnés par l’agent de contrôle. L’autre option est d’autoriser l’agent à effectuer lui-même les opérations de contrôle en mettant en place des traitements automatisés. L’entreprise contrôlée peut aussi autoriser l’agent à procéder de même, mais par le biais d’un utilisateur à qui elle en a donné l’autorisation. Il peut effectuer les opérations de contrôle sur le matériel de l’entreprise concernée via des traitements automatisés. 

Si le contrôle est effectué à cause d’un travail dissimulé 

S’il enquête pourtant sur un travail dissimulé, l’agent de contrôle a le droit de se servir de son matériel professionnel. Il n’a pas à demander l’autorisation de l’entreprise concernée pour cela selon CSS art. R 243-59-1, II. Il se peut pourtant qu’il lui soit impossible d’utiliser son propre matériel pour des raisons techniques. Il se peut qu’il ne puisse pas élaborer un traitement automatisé sur son matériel professionnel. Aussi, il est obligé d’effectuer lui-même les opérations de contrôle sur le matériel de l’entreprise contrôlée. Il peut aussi passer par un utilisateur habilité par l’entreprise contrôlée pour cela, en mettant en place des traitements automatisés. 

Date de destruction des fichiers communiqués

Les copies des fichiers communiqués doivent en outre être détruites au plus tard : 

• à la date à laquelle est envoyée la mise en demeure, ou 
• à la date de l’annonce des observations ne requérant pas de redressement ni ne notifiant pas de solde créditeur. 

Limitation à 3 mois de la durée du contrôle Urssaf des entreprises de moins de 20 salariés 

La LFSS a également limité à 3 mois la durée du contrôle Urssaf des entreprises de 10 à 20 salariés. Cette durée précisée par la Loi de Financement de la Sécurité Sociale court entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations. Elle ne peut pas s’étendre au-delà de 3 mois, mais peut être rallongée une fois si l’entreprise contrôlée ou l’Urssaf le demande. Cette mesure qui concerne les contrôles Urssaf sur place ou sur pièces est entrée en vigueur depuis le début de 2023. 

Si l’entreprise appartient à un groupe, son effectif de 20 salariés ne doit pas être dépassé au niveau du groupe. Telle est la condition pour que ces dispositions puissent être valables. Certaines situations ne permettent pourtant pas d’appliquer cette limitation de durée si au cours de ces 3 mois, on constate : 

• un travail dissimulé, 
• un ou des obstacles au contrôle, 
• un abus de droit, 
• une comptabilité insuffisante, 
• des documents inexploitables ou transmis plus de quinze jours après la réception de la demande formulée par l’agent de contrôle, 
• une demande de report à une autre date de la visite de l’agent de contrôle, faite par l’entreprise ou la personne contrôlée. 

Le décret définit avec précision le début et la fin du contrôle à prendre en considération pour évaluer le respect du délai de 3 mois. Le début effectif du contrôle correspond, selon les circonstances : 

• pour les contrôles effectués sur place : à la date de la 1^ère visite de l’agent de contrôle, inscrite dans l’avis de contrôle envoyé à l’entreprise contrôlée,  
• pour les contrôles sur pièces : à la date à laquelle les opérations de contrôle commencent suivant l’avis de contrôle envoyé à l’entreprise contrôlée de moins de onze salariés (CSS art. R 243-59-3). 

La période maximale de contrôle de trois mois se termine à la date de transmission de la lettre d’observations (Décret art. 1, 6° ; CSS art. R 243-56-6 A nouveau). 

Quand l’entreprise contrôlée appartient à un groupe 

La LFSS a également défini une disposition concernant le contrôle Urssaf d’une entreprise appartenant à un groupe. Les agents de contrôle peuvent en effet utiliser les données obtenues durant contrôle d’une autre entreprise du même groupe. Cependant, il faut qu’ils en informent préalablement l’entreprise contrôlée (LFSS 2023 art. 6, I-E ; CSS art. L 243-7-4). Par « groupe », on entend l’ensemble des entités liées par un lien de détention ou de contrôle. Les articles L 233-1 et L 233-3 du Code de commerce l’expliquent bien. 

Il n’en était pas ainsi auparavant, car les agents de contrôle n’avaient pas le droit de procéder comme tel. Ils ne pouvaient pas collecter des données qu’auprès de l’entreprise contrôlée ou des entités rémunérées par celle-ci. 

Les garanties pour le cotisant 

A l’agent de contrôle ainsi, via un délai défini par décret, de communiquer à l’entreprise contrôlée le contenu et la provenance des documents et des données. En effet, comme il s’en sert comme base, il doit proposer d’en fournir une copie à l’entreprise si celle-ci le demande. Ce décret définit les conditions et les garanties à appliquer à ce nouveau droit des agents de contrôle. Il fixe aussi le délai d’information de l’entreprise ou de la personne contrôlée. 

Pour les contrôles engagés depuis le 14/03/23, quand il se sert des documents ou des données récoltées pendant le contrôle d’une entreprise du groupe, l’agent de contrôle doit mentionner dans la lettre d’observations : 

• la nature de ces papiers et données, 
• ce qu’ils contiennent ou les éléments de données sur lesquels l’agent de contrôle se base pour justifier le redressement, 
• la référence au contrôle et le nom de la ou des entreprises appartenant au même groupe et de laquelle ou desquelles les papiers et les données proviennent, 
• la possibilité donnée à l’entreprise contrôlée d’exiger une copie des papiers. 

Quand l’entreprise contrôlée demande à ce qu’on lui transmette une copie des papiers ou des données récoltées dans le groupe dans le délai de réponse à une lettre d’observation, soit de 30 ou 60 jours suivant le cas selon le CSS art. R 243-59, III-al. 8, la période contradictoire ne se termine qu’à la date de la transmission de la copie, excepté si cette date précède celle de la réponse de l’agent de contrôle.  

Diminution du délai de remboursement du cotisant

Pour les contrôles Urssaf engagés à partir du 01/05/23, si les résultats du contrôle nécessitent le remboursement de sommes à l’entreprise contrôlée, l’Urssaf doit lui faire savoir par une note son solde créditeur. L’Urssaf doit aussi effectuer ce remboursement dans un délai maximal d’un mois, et non plus de 4 mois comme avant, suivant la notification du solde créditeur, d’après le décret art. 1, 3°-f ; CSS art. R 243-59, IV-al. 3.